Jednoczesna ewidencja majątku w hotelu i aquaparku to nie lada wyzwanie, ponieważ obejmuje bardzo zróżnicowany sprzęt. Dlaczego akurat takie połączenie działalności? Ponieważ jeden z klientów użytkujących nasz program do zarządzania majątkiem prowadzi właśnie tego typu firmę. Ewidencja jego majątku musi być więc zorganizowana tak, aby wyznaczone osoby mogły szybko pozyskać i przetworzyć niezbędne informacje.
Ewidencja majątku w hotelu i aquaparku – klient
Klient, o którym mowa to kompleks hotelowo-sanatoryjny, posiadający dodatkowo ośrodek rehabilitacji i aquapark. Zarządzanie tak rozległym majątkiem oraz uprawnieniami do niego, nie jest łatwe. Po raz kolejny okazało się jednak, że nasze oprogramowanie Evimaster spełniło swoje zadanie.
Cel wdrożenia programu do ewidencji majątku
Dynamicznie rozwijająca się firma potrzebowała jednolitego systemu oznakowania i ewidencji swojego majątku. W tym celu przedstawiono nam listę rozległych potrzeb. Ewidencji wymagały:
- meble hotelowe,
- wyposażenie salonów SPA, aquaparku i biura,
- pojazdy,
- różnorodny sprzęt, narzędzia i materiały, a w tym
- sprzęt sportowy i rehabilitacyjny.
Stosowana do tej pory ewidencja ręczna prowadzona w oparciu o numery inwentarzowe i arkusze Excel wraz z rozwojem firmy nie sprawdzała się. Bardzo duża pozycji inwentarzowych, operacji wydania i zwrotu majątku na magazyn, przypisanie majątku do różnych działów i pomieszczeń wymagało specjalistycznego oprogramowania komputerowego.
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania majątkiem
Zastosowaliśmy więc oprogramowanie do ewidencji majątku Narzędziownia (będące częścią systemu Evimaster).
Rozmieszczenie majątku firmy w różnych lokalizacjach: hotel, basen, biuro znalazło swoje odzwierciedlenie w strukturze miejsc użytkowania zdefiniowanych w programie na specjalnym drzewie lokalizacji. Dzięki temu wstępna ewidencja majątku w hotelu umożliwiła precyzyjne określenie kosztów każdej jednostki. Następnie wprowadzono system do zarządzania majątkiem, który kontroluje szereg terminów przeglądów pojazdów, narzędzi, aparatury medycznej, stolarki okiennej, itp. Pozwala to utrzymać cały majątek w idealnym stanie. Mienie trwałe klienta, ze względu na charakter prowadzonej działalności jest bardzo zróżnicowane, stąd zastosowano dodatkową klasyfikację ewidencji, tym razem według grup produktowych:
- wyposażenie hotelu
- wyposażenie biura
- wyposażenie i aparatura aquaparku
- pojazdy (flota)
- narzędzia i pozostały sprzęt
- środki BHP
- magazyn towarów
Ponadto każdy z pracowników wyposażony został w zbliżeniową kartę RFID, w natychmiastowy sposób potwierdzającą jego tożsamość. Ta sama karta używana jest od tego momentu do kontroli czasu pracy RCP i kontroli dostępu do poszczególnych, wrażliwych części budynku. Dzięki wdrożeniu systemu opartego na czytniku RFID i systemie kart, wydawanie i zwroty narzędzi pracy, pojazdów oraz wyposażenia pracownikom jest jednoznacznie udokumentowane bez konieczności czasochłonnego wypisywania lub drukowania kwitów.
Do ewidencji materiałów i różnych towarów wykorzystano bezprzewodowy skaner kodów kreskowych i handlowy kod kreskowy GS1 standardowo nadrukowany na produktach dostępnych w handlu. Spowodowało to przyśpieszenie pracy, a także rejestrowanie zakupów materiałów do magazynu i wypożyczania z niego, równocześnie eliminując prozaiczne pomyłki. Jednocześnie w najbliższym czasie klient planuje zastosowanie etykiet RFID UHF, które zapewnią bardziej trwałe oznaczenie i większe bezpieczeństwo całego majątku firmowego.
Jeżeli posiadasz skomputeryzowany hotel, czy aquapark na pewno zainteresuje Cię ewidencja i inwentaryzacja sprzętu komputerowego.
Dzięki zastosowaniu nowoczesnej aplikacji do zarządzania majątkiem, kontrola majątku i wszelkich zasobów firmy znalazła się w jednym, centralnym systemie. Efektem jest:
- Większe poszanowanie sprzętu przez załogę i ograniczenie kradzieży
- Zmniejszenie wydatków na ciągłą wymianę tego samego wyposażenia i narzędzi
- Ograniczenie czasu na lokalizowanie potrzebnego sprzętu, dzięki ewidencji sprzętu
- Precyzyjna kontrola terminów przeglądów, gwarancji i ubezpieczenia
Cieszymy się z wprowadzonej innowacji dla kolejnego, zadowolonego klienta. Jednocześnie kolejne już potwierdzenie znajduje teza, że nasze oprogramowanie sprawdza się w każdych, nawet skomplikowanych warunkach, gdzie ewidencja majątku jest bardzo ważna.
