Ewidencja dokumentów i akt

Sprawna ewidencja i szybki dostęp do dokumentów, akt oraz innych informacji wspierających zarządzanie.

W każdej firmie ważna jest skuteczna ewidencja dokumentów i akt oraz innych form organizacji materiałów pomagających w zarządzaniu. Aby to zrobić, potrzebne jest efektywne narzędzie umożliwiające sprawną ewidencję, a następnie bieżący dostęp do dokumentacji. Z pomocą przychodzi Evimaster.

Gdy rozrasta się firma (oddziały, liczba Klientów, pracowników, projektów, lata działalności, itp.) pojawiają się coraz większe problemy z kontrolą bieżącej dokumentacji. Wyzwaniem jest często także dostęp do informacji i akt z pierwszych lat istnienia firmy.

Dzieje się tak, ponieważ właściciele skupiają się na aktualnych projektach i zadaniach, a przez to trudno im zaprzątać sobie głowę starszymi, ale nadal bardzo ważnymi danymi. Dlatego tak ważna jest organizacja swojej pracy, począwszy od managementu i działu księgowego, a skończywszy na listach obecności pracowników, danych o ich urlopach, czy ocenach okresowych.

Problemy w zarządzaniu dokumentacją

Problemy z organizacją i przepływem dokumentacji pojawiają się przede wszystkim gdy:

nie ma kontroli nad kopiowaniem i powielaniem informacji, w wyniku czego powstaje wiele duplikatów, z których część jest nieaktualna,
dokumenty wymagają naniesienia korekt i zmian,
dokumenty archiwizowane są w sposób tradycyjny, co utrudnia nad nimi kontrolę i uniemożliwia szybki dostęp do ważnych informacji.

Ewidencja dokumentów i akt - oto rozwiązanie

Ewidencja dokumentów - znacznik RFID

Znacznik RFID umieszczony na dokumencie, pozwala na zakodowanie niewielkiej ilości informacji wystarczającej do:

  • wskazania dokładnej lokalizacji dokumentu,
  • podania danych osoby ostatnio korzystającej lub wypożyczającej dokument,
  • poinformowanie o dacie ostatniej aktualizacji dokumentu,
  • wskazanie autora lub autorów dokumentu,
  • nadanie lub udzielenie informacji o uprawnieniach dotyczącej takiego dokumentu.

Czujniki zbliżeniowe RFID UHF wraz z oprogramowaniem PWSK EviMaster pozwalają na utrzymanie porządku w firmowym obiegu dokumentów. Jest to istotne nie tylko dla przejrzystości i optymalizacji działania firmy, ale także ze względów formalnych. Zarządzanie dokumentami doczekało się nawet swojej normy ISO 9001:2000, która wyraźnie wskazuje na aspekty:

  • Identyfikacji dokumentów
  • Czytelności dokumentów
  • Aktualnej wersji dokumentów
  • Dostępności dokumentów
  • Bezpieczeństwa dokumentów

Ewidencja dokumentów i akt czytnik RFID

Ewidencja akt - czytnik RFID

Rozwiązania tego rodzaju jak proponowane tu czytniki zbliżeniowe RFID UHF doskonale sprawdzają się w instytucjach narażonych na długotrwałe poszukiwania “tego jednego, potrzebnego na już” dokumentu. Przykładowa lista obiektów obejmuje:

  • Biblioteki
  • Instytucje rządowe
  • Fundusze inwestycyjne
  • Biura architektoniczne i projektowe
  • Firmy ubezpieczeniowe
  • Działy księgowości firm i instytucji państwowych

Co ważne dla powyższych instytucji, oprogramowanie do ewidencji Evimaster zostało zaprojektowane w taki sposób, aby spełnić zapotrzebowanie na wszelkiego rodzaju operacje wykonywane w pracach z dokumentacją.

Najważniejszy zakres funkcji systemu Evimaster

Wirtualna mapa całego archiwum

Umożliwia podgląd “z lotu ptaka” całego systemu składowania i zarządzania dokumentacją. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie informacji o każdym miejscu składowania dokumentacji: począwszy od budynku, poprzez piętra i poziomy pomieszczeń, regały, a kończąc na konkretnej półce z poszukiwanymi aktami.

Szczegółowy rejestr dokumentacji

Każdy dokument lub dokumentacja techniczna mogą być oznakowane etykietami RFID. Tak stworzona baza danych będzie łatwa do przeszukania dzięki szczegółowym algorytmom.

Spis zdawczo-odbiorczy

Taki spis w świetle prawa jest potwierdzeniem przekazania dokumentacji do archiwów zakładowych/państwowych.

Rzeczowy wykaz akt

Numer każdej teczki jest odzwierciedleniem symbolu klasyfikacyjnego, a temat – hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt.

Szczegółowy opis dokumentacji

Każdą teczkę można dokładnie opisać wprowadzając następujące definiowane przez użytkownika dechy: nazwa, opis, rodzaj, język, liczba stron, wymiar itp.

Wypożyczanie dokumentacji

Podczas wypożyczania automatycznie generowana jest karta wypożyczenia na której składają podpisy: pracownika archiwum oraz osoby wypożyczającej.  Wypożyczenie może wymagać autoryzacji użytkownika kartą zbliżeniową RFID.

Selekcja i wydzielanie dokumentacji

Funkcja przydatna, gdy partii narzędzi produkcyjnych kończy się data homologacji/licencji i dotycząca jej dokumentacja powinna to odzwierciedlać. Przy przekazywaniu dokumentacji do Archiwum Państwowego istnieje możliwość wyeksportowania przekazywanych pozycji do pliku Excela zgodnie z wymogami określonymi przez Archiwum Państwowe.

Wszystkie te możliwości przedstawia poniższy film:


Przetestuj za darmo system Evimaster

Zobacz jak łatwo możesz zarządzać majątkiem.

Pobierz wersję demonstracyjną lub skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.

Przetestuj nowy system do zarządzania majątkiem

Kliknij poniższy przycisk aby pobrać program w wersji demo.