Zarządzanie aparaturą medyczną w szpitalu wojewódzkim

O pomoc w uporządkowaniu swoich zasobów i majątku zwracają się do nas firmy z bardzo różnych branż. Nierzadko są to także instytucje publiczne, ponieważ ewidencja majątku dotyczy także ich. Tym razem podjęliśmy wyzwanie dostarczenia programu do inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia dla Szpitala Wojewódzkiego w Przemyślu. Kompleksowe zarządzanie aparaturą medyczną czyli ewidencja sprzętu medycznego to zadanie wymagające szczególnie dużo uwagi.

Służba zdrowia to specyficzny obszar działań naszej firmy. Szpitale, posiadając dużą ilość sprzętu medycznego, aparatury medycznej i wyposażenia, wymagają drobiazgowej i dokładnej inwentaryzacji. To wymaga unikalnego spojrzenia i dostosowania oprogramowania to zastanej na miejscu sytuacji.

Ewidencja zasobów w szpitalu i służbie zdrowia

Zastana sytuacja w szpitalu i cele wdrożenia

Okazało się, że szpital posiada ręcznie prowadzone kartoteki inwentarzowe środków trwałych, które w dodatku nie są aktualizowane ani uporządkowane. Dodatkowo cały majątek był oznaczony mało czytelnym numerem inwentarzowym, naniesionym za pomocą farby. Nic dziwnego, że szpital zmagał się z problemami znalezienia odpowiedniego mebla czy przedmiotu.

Aby usprawnić codzienne funkcjonowanie szpitala, potrzebne było:

  • nowe, trwałe oznakowanie każdego z elementów majątku,
  • kompletne spisanie go i założenie mu kartotek inwentarzowych,
  • wykonanie spisu z natury wszystkich środków trwałych i wyposażenia wraz z informacją o ich położeniu i stanie technicznym,
  • przekazanie wyników inwentaryzacji w postaci arkusza Excel do systemu księgowego.

Zarządzanie aparaturą medyczną – I etap wdrożenia – Znakowanie majątku

ewidencja_majątku_w_szpitalu
W skład posiadanego majątku przewidzianego do znakowania wchodziły:

  • sprzęt i aparatura medyczna,
  • wyposażenie sal pacjentów (meble, łóżka, stoliki, telewizory, itp),
  • wyposażenie sal zabiegowych i wyposażenie sali operacyjnej,
  • zaplecze techniczne, instalacje i aparatura dostarczająca media, tlen, warsztat naprawczy,
  • pojazdy i ambulanse wraz z ich zawartością,

Szpital zdecydował się na oznakowanie całego majątku nowoczesnymi znacznikami RFID UHF. Zadecydowały o tym:

  • trwałość etykiet i tagów RFID i ich odporność na eksploatację i zmywanie środkami odkażającymi,
  • szybkość odczytu gwarantująca w przyszłości szybką lokalizację i inwentaryzację majątku,
  • wygoda oznakowania różnorodnych powierzchni odpowiednio dobranymi etykietami RFID i tagami (chipami) w różnej postaci (pasków, pastylek, naklejek, do przynitowania itp).

Z uwagi na bardzo dużą ilość sprzętu, mebli i aparatury do oznakowania, a także zaległości inwentaryzacyjne, sam proces był dość długi. Postępował jednak systematycznie ze względu na bardzo dobre zorganizowanie.

Zarządzanie aparaturą medyczną – II etap wdrożenia – Spis z natury i inwentaryzacja majątku

Majątek był spisywany stopniowo, pokój po pokoju. Wykorzystywany był laptop z zainstalowanym oprogramowaniem Evimaster i wchodzącym w skład niego modułem Szybka Inwentaryzacja.

Dane posiadane przez szpital w postaci elektronicznej kartoteki środków trwałych i wyposażenia zostały zaimportowane do oprogramowania w sposób automatyczny z arkuszy Excel. Bardzo ułatwiło to i przyśpieszyło całą pracę.

Każda pozycja był wprowadzana do kartoteki łącznie z nazwą, szczegółowym opisem, numerem fabrycznym lub seryjnym, numerem inwentarzowym,  parametrami i cechami. Sporządzano od razu dokumentację fotograficzną wyglądu i stanu urządzenia.

Każdy sprzęt medyczny został oznakowany specjalną etykietą RFID lub chipem zaprogramowanym za pomocą czytnika RFID UHF podłączonego do laptopa.

Na zakończenie oznakowania majątku i spisu z natury, został wygenerowany specjalny raport  z inwentaryzacji z podziałem zasobów na lokalizacje w poszczególnych pokojach i odpowiedzialne za niego działy i osoby.

Osiągnięte rezultaty wdrożenia systemu RFID

Zaplanowane przez nas wspólnie ze szpitalem działania w kierunku oznakowania i inwentaryzacji majątku w pełni się sprawdziły.

Dzięki temu zasoby szpitala zostały zapisane w programie do ewidencji majątku Evimaster i w przyszłości łatwo będzie je jednoznacznie zidentyfikować, a także określić ich stan i położenie. Ewidencja sprzętu medycznego poddana została specjalnym procedurom.

Od tej chwili dodatkowe funkcje oprogramowania Evimaster do zarządzania zasobami dowolnej firmy lub przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane do:

  • raportowania stanów magazynowych i stanów według lokalizacji,
  • szybkiej lokalizacji potrzebnych środków w poszczególnych pomieszczeniach, salach szpitalnych, pokojach pacjentów,
  • ewidencji kosztów eksploatacji, napraw i koniecznych remontów,
  • kontroli terminów przeglądów technicznych, kalibracji, gwarancji i ubezpieczenia.

Dodatkowo wdrożone oprogramowanie do zarządzania majątkiem spowoduje kontrolę nad nim przez zarząd, zwiększenie poszanowania przez pracowników, lepsze jego wykorzystanie i zmniejszenie zakupów.

Jeżeli w Twojej firmie masz podobny problem z oznakowaniem i ewidencją środków trwałych, to skontaktuj się z nami w celu zaprezentowania wszystkich zalet takiego systemu. Niekoniecznie musi to być szpital lub inna jednostka służby zdrowia.  Problemy z ewidencją majątku ma każda firma lub instytucja.

Przeczytaj także:

Przetestuj nowy system do zarządzania majątkiem

Kliknij poniższy przycisk aby pobrać program w wersji demo.