Zarządzanie stanami minimalnymi i zapasami magazynowymi. Jak nad nimi zapanować?

Każde przedsiębiorstwo prowadzące działalność produkcyjno-handlową posiada różne typy magazynów, które wymagają efektywnej organizacji. Zarządzanie zapasami i stanami minimalnymi to krytyczne czynniki ważne w kontekście zachowania ciągłości produkcji, jak i sprzedaży. Z tego tekstu dowiesz się, na co należy zwrócić szczególną uwagę.

Różne typy magazynu wymagają różnych strategii zarządzania. W zależności od tego, z jakim typem magazynu mamy do czynienia, możemy je podzielić na kilka rodzajów, ze względu na elementy, które są w nich składowane. Będzie to:
magazyn dostawczy,
magazyn surowców,
magazyn półproduktów,
magazyn wyrobów gotowych.
magazyn specjalny.
W ostatniej grupie znajdują się wszystkie magazyny, które wspomagają działalność firmy, ale nie przechowują materiałów, które są wykorzystywane do produkcji czy sprzedaży. Jakie magazyny mamy na myśli? Przede wszystkim:
magazyn części zamiennych
magazyn narzędzi

magazyn środków i odzieży BHP

Z naszego doświadczenia wynika, że to właśnie te magazyny są najczęściej zaniedbywane. Doprowadza to do wysokich kosztów zarządzania nimi. Niestety często jest tak, ponieważ nie są brane pod uwagę, jako kluczowe dla całego procesu produkcyjno-logistycznego.


Jak więc poprawić ich działanie i obniżyć koszty obsługi? O tym już za chwilę.

Jak zarządzać stanami minimalnymi w magazynach?

Przede wszystkim należy przeprowadzić dokładną analizę specyfiki danego magazynu i materiałów, które są w nim przechowywane.

Najważniejsze czynniki, które powinniśmy przeanalizować, to:

charakter składowanych materiałów,
rotacja materiałów,
terminy realizacji dostaw,
ilość oraz wielkość zamówień,
średnie zużycie składowanych zasobów,
krytyczność poszczególnych zasobów dla ciągłości działań firmy.
Dokładna analiza wyżej wymienionych elementów pozwoli nam określić, jakie powinniśmy przyjąć limity dla stanów minimalnych. Pozwoli to na niedopuszczenie do sytuacji, w której będzie brakować danego materiału bądź sprzętu w magazynie.
Przykładowo, ustalając minimalny stan narzędzia, (np. wiertła danego typu) trzeba określić:
1
rozmiary narzędzia lub paczki z całym zestawem — dzięki temu będziemy wiedzieć, ile maksymalnie sztuk jesteśmy w stanie przechować,
2
jaka jest częstotliwość wykorzystania narzędzia przez poszczególnych pracowników,
3
jaka jest rotacja narzędzia,
4
jak szybko narzędzie ulega zniszczeniu (możemy przewidzieć, kiedy będziemy potrzebowali nowych),
5
ile sztuk możesz zamówić jednorazowo i jak długo trwa dostawa narzędzia,
6
czy narzędzie ma istotny wpływ na działalność produkcyjną,
7
po przeprowadzeniu takiej analizy określenie minimalnego zapasu magazynowego będzie dla ciebie zdecydowanie łatwiejszy. Pozwoli to utrzymać ciągłość pracy produkcji.

Po spadku poziomu zapasów do wyznaczonej ilości otrzymasz sygnał o konieczności uzupełnienia, a za tym idzie, złożenia zamówienia. Tu z pomocą przychodzi odpowiedni system do zarządzania magazynem oraz gospodarką narzędziową.

Jak zarządzać magazynem narzędzi i częściami zamiennymi w systemie?

Jeśli stany minimalne mamy już określone, teraz warto pochylić się nad poziomem maksymalnych stanów magazynowych, jakie firma jest w stanie utrzymać. Utworzenie przedziału “min-max” umożliwi nie tylko lepszą kontrolę aktualnie posiadanych zasobów. Sprawi, że planowanie zakupów, wielkości zamówień i czasu ich realizacji nie będzie już niewiadomą.

W tym miejscu warto zastanowić się nad metodą uzupełniania stanów minimalnych w magazynach.

Okresowy system zarządzania zapasami magazynowymi

zakładamy, że zamówienia składane są w jednakowych odstępach czasu. W tym celu najpierw wyznaczamy stały okres zamówień, po czym w tym czasie składamy stałe zamówienia materiałów. Bez względu na aktualny stan magazynowy.

Dzięki zastosowaniu tej metody zyskasz stany magazynowe przeważnie uzupełnione do maksymalnego poziomu. Czas dostawy jest niezmienny. Zmienne natomiast będą ilości zamawianych materiałów — w zależności od pozostałego stanu magazynowego.

Ilościowy system zarządzania zapasami magazynowym

zakładamy, że wielkość dostawy zawsze jest stała. Składanie zamówień zawsze na taką samą ilość materiałów, w czasie gdy stan magazynowy spadnie do wyznaczonego wcześniej minimalnego limitu zapasów. Tu — w przeciwieństwie do poprzedniej metody — wyznacznikiem zamówienia jest stan magazynowy, a nie umówiony okres zamówień. Ważne, aby w tym podejściu wyznaczyć minimalny stan zapasów na podstawie czasu realizacji zamówienia oraz zużycia zasobów.

Dzięki zastosowaniu tej metody zyskasz stany magazynowe przeważnie uzupełnione do maksymalnego poziomu. Czas dostawy jest niezmienny. Zmienne natomiast będą ilości zamawianych materiałów — w zależności od pozostałego stanu magazynowego.

Monitorowanie stanów minimalnych i maksymalnych z pomocą systemów do zarządzania magazynami

Skomputeryzowane systemy do zarządzania magazynem stały się standardem. Jak działają?
Systemy opierają się na bazach danych, w skład których wchodzą kartoteki ze szczegółowymi informacjami na temat narzędzi i materiałów przechowywanych w magazynach. W ten sposób mamy aktualną wiedzę o tym, co działo się z danym dobrem zarówno teraz, jak i w przeszłości oraz jaki jest jego aktualny stan i status.

Coraz częściej w tych systemach pojawia się funkcjonalność związana z zarządzaniem stanami minimalnymi. Daje to szereg korzyści, ale przede wszystkim dzięki wprowadzeniu takiego rozwiązania stany minimalne i maksymalne będą monitorowane na bieżąco. A gdy któraś z nich zostanie przekroczona, pracownicy zostaną poinformowani alertem

Niektóre z tego typu programów idą krok dalej i pozwalają również na przeprowadzenie inwentaryzacji oraz automatyzują proces sporządzania zapotrzebowania, oraz zamówień.

Zarządzanie stanami minimalnymi jest trudną i odpowiedzialną sztuką. Dlatego w firmowych magazynach warto mieć wsparcie w postaci najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych. Teraz możesz sprawdzić możliwości takiego systemu bezpłatnie, wystarczy, że pobierzesz wersję demo systemu Narzędziownia.

Przeczytaj także:

Unowocześnij zarządzanie majątkiem z Evimaster

Pobierz wersję demo i zobacz sam jak to działa