Czy skomplikowany, mało intuicyjny, a równocześnie rozbudowany system zarządzania gospodarką narzędziową można łatwo zmienić? Czy da się zrealizować taki projekt w dużym przedsiębiorstwie? Przykład naszego klienta – firmy Stadler – pokazuje, że nie tylko można, ale warto to zrobić.
Stadler Rail to firma z bardzo długą i bogatą przeszłością. Powstałe w Zurychu w roku 1942 roku przedsiębiorstwo zajmuje się projektowaniem i produkcją pojazdów szynowych i zespołów trakcyjnych. Firma prowadzi też serwis wyprodukowanych przez siebie pojazdów. W chwili obecnej Stadler Rail dynamicznie się rozwija i we wszystkich swoich oddziałach zatrudnia ponad 5000 osób.
Polska filia firmy założona została w 2007 roku i aktualnie zatrudnia ponad 500 pracowników, którzy rocznie tworzą ponad 130 pojazdów szynowych dla klientów z całej Europy. Posiadając swoje oddziały w Polsce, Niemczech oraz Szwajcarii, a także posiadając konieczność dysponowania rozbudowanym serwisem, przedsiębiorstwo poszukiwało rozwiązania które pomogłoby zapanować nad narzędziownią i znajdującymi się w niej przyborami do codziennej pracy.
Ewidencja środków trwałych – wyzwania
Co prawda otoczenie narzędziowni firmy Stadler Rail nie odbiega od rozwiązań przyjętych przez firmy działające w podobnej branży, jednak stopień skomplikowania generowany przez ilość narzędzi wymagał podjęcia działań.
Przed wdrożeniem naszego oprogramowania wydawanie narzędzi w firmie Stadler Polska odbywało się w oparciu o tak zwane marki i książeczki narzędziowe. Marka narzędziowa, to metalowy żeton, funkcjonujący jako krążek zastawny za wypożyczone narzędzia. Marka posiada wybity numer pracownika, nazwę zakładu i otwór do mocowania krążków. Każdy pracownik produkcyjny otrzymywał 10 marek, tj. 3 sztuki marek cennych, 6 sztuk marek małocennych i 1 markę kontrolną. Marka kontrolna stanowiła identyfikator przypisany do pracownika.
Marki cenne pozwalały pracownikom na pobieranie narzędzi przekraczających wartość 500 zł. Marki małocenne z kolei umożliwiały pracownikom pobieranie narzędzi nie przekraczających wartości 500 zł. Jedną marką pracownik mógł pobrać tylko jedno narzędzie. Na marki narzędziowe pobierane były narzędzia do bieżącego użytkowania nie przekraczającego 7 dni.
Z chwilą zakończenia pracy w firmie Stadler Polska pracownik produkcyjny rozliczał się z narzędziownią z pobranych narzędzi. Jeśli brakowało narzędzi podczas rozliczania, pracownik produkcji ponosił koszty równowartości brakującego narzędzia.
Książeczka narzędziowa w Stadler służyła natomiast do ewidencjonowania narzędzi przydzielonych danemu pracownikowi w celu stałego użytkowania. Wypełnienie książeczki oznaczało, że wymienione w niej narzędzia pracownik otrzymał i przejął za nie odpowiedzialność.
Książeczka narzędziowa była podpisywana i starannie przechowywana w bezpiecznym miejscu do tego przeznaczonym. Wszelkie zmiany w stanie zapisu książeczki narzędziowej wymagały podpisu pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę narzędziami.
Częścią pozostałych obowiązków narzędziowni było także:
- Współuczestniczenie w tworzeniu spisu narzędzi
- Zaopatrzenie pracowników w ubrania i obuwie robocze
- Gospodarka szafkami pracowniczymi
- Kontrolowanie zwrotu narzędzi do narzędziowni
- Zapewnienie dostępności środków produkcyjnych
- Monitorowanie terminów kalibracji narzędzi
- Ewidencja uszkodzonych narzędzi
Jak uporządkować środki trwałe?
Ten skomplikowany i mało intuicyjny system trzeba było zmienić. Po pierwsze dlatego, że był on archaiczny i nieprzystosowany do współczesnych standardów obowiązujących w tej dziedzinie. Po drugie dlatego, że powodował przestoje w pracy, co skutecznie ograniczało moce produkcyjne oraz wydajność oddziału i jego pracowników.
Zdecydowano się zatem na wdrożenie systemu informatycznego. Przyjrzano się kilku rozwiązaniom dostępnym na rynku i wybór padł na program Narzędziownia (będący częścią systemu Evimaster).
Stało się tak z powodu wielu jego zalet:
- program stworzony jest specjalnie do prowadzenia gospodarki narzędziowej,
- jego modułowa budowa sprawia, że może być dostosowany do oczekiwań klienta i aktualizowany według jego potrzeb,
- siedziba firmy znajduje się w Polsce, co w przypadku konieczności rozbudowy systemu i dostosowania do aktualnych wyzwań, jest rzeczą kluczową,
- program ma przejrzysty i logiczny interface,
- można się go szybko nauczyć i jest przyjazny w użytkowaniu,
- posiada rekomendacje innych firm, które go wdrożyły,
- ma atrakcyjną cenę.
Wdrożenie naszego oprogramowania do ewidencji mienia w Stadler Rail Polska przebiegało etapowo i obejmowało:
- Etap I – Negocjowanie umowy handlowej, podpisanie kontraktu i przygotowanie wdrożenia (14 dni)
- Etap II – Instalację sprzętu i przygotowanie firmowych baz danych (7 dni)
- Etap III – Przeprowadzenie szkolenia pracowników narzędziowni z obsługi programu (1 dzień)
- Etap IV – Próbna eksploatacja systemu, testy i wydanie instrukcji użytkowych pracownikom odpowiedzialnym za codzienną pracę z systemem (6 dni)
Podsumowania wdrożenia oprogramowania do zarządzania
Wdrożenie programu Narzędziownia sprawiło, że Stadler Rail Polska uzyskało więcej przestrzeni na swoją codzienną działalność i zwiększyło efektywność pracy. Warto zauważyć, że etap szkolenia pracowników trwał zaledwie kilka godzin, co potwierdza intuicyjność użytkowania naszego programu.
Firma uzyskała wymierne korzyści po jego wprowadzeniu:
- Zwiększyła się efektywność zarządzania zasobami
- Obniżone zostały koszty trwałe
- Zwiększyła się i uproszczona została identyfikacja miejsc, w których przechowywane były nieużywane narzędzia
- Uproszczony został obieg dokumentów
- Usprawniony został mechanizm zamawiania narzędzi i środków produkcji
