Inwentaryzacja w szkole nie musi być koszmarem!
Ustawa o rachunkowości obowiązuje nie tylko przedsiębiorców, ale również placówki edukacyjne. Inwentaryzacja realizowana jest zwykle pod koniec roku obrotowego, polega na konfrontacji danych z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym zasobów majątkowych szkoły. By wykonać ją szybko i sprawnie w przypadku placówek edukacyjnych trzeba rozwiązać przynajmniej kilka bolączek, z którymi borykają się pracownicy szkoły.
Problemy pojawiające się podczas inwentaryzacji w szkołach
Jak przyznaje wielu nauczycieli, największym problemem inwentaryzacji w szkole jest ilość sprzętu i pomocy dydaktycznych. Ich obowiązkowe zliczanie na tradycyjnych arkuszach zabiera mnóstwo czasu. To jest właśnie jedną z głównych przyczyn przedłużającej się inwentaryzacji w szkołach. Majątek często „przemieszcza się” pomiędzy salami lekcyjnymi. Dodając do tego, fakt, że ewidencja nie była przeprowadzana co roku. A ta najbliższa czeka placówkę właśnie w tym roku. Może okazać się, że proces ten będzie wyjątkowo żmudny.
Warto odpowiedzieć na pytanie „Kto przeprowadza inwentaryzację w szkole”? Spis z natury przeprowadzany w tradycyjny sposób, bez użycia odpowiedniego oprogramowania, może narazić szkołę na ryzyko pomyłek. Tutaj warto zastanowić się nad przeprowadzeniem szkolenia z inwentaryzacji albo programu inwentaryzacyjnego.
Szybka inwentaryzacja w szkole jest możliwa!
Gotowy system do szybkiej inwentaryzacji oparty na technologii RFID oferuje na polskim rynku PWSK. Obejmuje on nie tylko oprogramowanie komputerowe do ewidencji, ale także znakowanie środków trwałych tagami RFID oraz zintegrowany z nimi czytnik mobilny.
Czytnik dodatkowo może skanować kody kreskowe. Jedną z jego głównych zalet jest to, że w przypadku oznaczenia majątku tagami RFID nie wymaga on precyzyjnego namierzania etykiety. W ten sposób środki trwałe, pomoce dydaktyczne oraz magazyny stają się znacznie łatwiejsze do ewidencji podczas inwentaryzacji w szkole.
Oszczędność czasu potrzebnego na inwentaryzację przeprowadzoną przez wcześniej przeszkolonych nauczycieli sięga nawet 90 procent. Ponadto, przy wykorzystaniu gotowego systemu do inwentaryzacji dla szkół, odpada kwestia niemożności ustalenia odpowiedzialności.
Zarówno w oprogramowaniu zainstalowanym na komputerze, jak i w mobilnym inwentaryzatorze, istnieje funkcja nadawania loginu i hasła osobom przeprowadzającym inwentaryzację. Dane zebrane przez czytnik mobilny można w prosty sposób przesłać i zarchiwizować w systemie stacjonarnym, wykorzystując np. Wi-Fi.
Warto pamiętać o tym, że część nauczycieli, którzy zostali skierowani do prac w komisji inwentaryzacyjnej, bardzo obawia się odpowiedzialności finansowej! W przypadku ewidencji z wykorzystaniem nowoczesnych technologii ten problem w praktyce przestaje istnieć. Niech inwentaryzacja w szkole 2022 odbędzie się bez strachu.
Korzyści szybkiej inwentaryzacji z PWSK
Zintegrowanie oprogramowania szybka inwentaryzacja z mobilnym inwentaryzatorem znacznie oszczędza czas pracy komisji inwentaryzacyjnej. Dodatkowo praca ze specjalistycznym programem do inwentaryzacji jest dużo bardziej wygodna niż żmudne wpisywanie do Excela. Szybka Inwentaryzacja to program dużo bardziej zaawansowany. Wystarczy jedno kliknięcie, by sprawdzić arkusz różnic i stan faktyczny zasobów szkoły.
Ważną kwestię stanowią koszty takiej inwestycji. Wiele szkół powstrzymuje się z automatyzacją inwentaryzacji ze względu na wysokie koszty abonamentu. Przysłowiowa „budżetówka” musi liczyć się z każdą złotówką. Dlatego warto wybrać taki system, w którego cenę wliczona jest dożywotnia licencja. Ważne jest też, by program był prosty w obsłudze. Model abonamentowy generuje stałe koszty i uzależnia klienta od dostawcy. Dlatego przy wprowadzeniu na rynek Szybkiej Inwentaryzacji nie brano takiego rozwiązania w ogóle pod uwagę.
Jak pokazuje doświadczenie szkół, które postawiły na komputerowy program do inwentaryzacji, nauczyciele nie mają problemu z opanowaniem jego obsługi. Dostajemy rekomendacje od placówek oświatowych, które wdrożyły program Szybka Inwentaryzacja, pełne podziękowań za ułatwienie pracy – mówi Jacek Krywult, Prezes PWSK. – Dzięki wykorzystaniu nowych technologii pracownicy szkoły mają więcej czasu na skupienie się na edukacji, do czego zostali zatrudnieni przede wszystkim.
